信息影像管理解决方案概述

工商局的应用

　　工商行政管理局是政府主管市场监督管理和行政执法的职能部门，主管工商企业和从事生产经营活动的事业单位、社会团体、公民个人的登记注册工作。特别是近几年，随着我国社会主义市场经济的逐步完善，市场经济活动空前活跃，每年注册、歇业、变更的企业越来越多，对企业档案的管理已经成为工商日常工作的一个重要组成部分。
　　在与各级工商用户的接触中，我们了解到很多单位都进行了机构改革、人员精简，但与之相对应的是档案数量的增加；库存档案少则几百卷、多则几千卷上万卷；人少了，而工作量在增加，如果不采用先进的文档管理方式、提高工作效率，就无法完成对企业工商档案完善的管理；所以，伴随办公自动化程度的提高，如何提高档案工作的效率，更好的发挥档案资料的作用以提高服务质量，已成为摆在工商领导者面前的重要课题。

• 工商企业数据库只能提供“企业名称”、“法人代表”等打印在营业执照上的简单信息，远远不能满足各界对企业档案信息更有深度和广度的需要。
• 大量的企业档案信息仍然存在于各式各样的纸张文件中。
• 档案资料查找困难：由于资料数量庞大，查卷人又往往不能准确提供文件具体内容，所以查找起来费时费力。
• 档案移交问题：档案保存一定年限后要移交档案馆，而移交前档案的整理和各种目录准备工作也比较烦琐，特别是档案移交后查档就更加不便。
• 办公自动化系统的要求：现在很多单位进行办公自动化建设，如何完善和丰富OA系统，使其真正成为包括各种重要信息的自动化系统，就必须考虑如何将纸张的历史档案和科技资料与OA系统结合，进行计算机管理和调阅。
• 档案存储空间不足：在我们接触的客户中就有档案量很大，库房不足，但档案又不能销毁的情况。因此，如何解决日益增长的档案数量与储存空间不足的问题已经非常迫切。
• 档案文件安全性问题：每份档案都是珍贵的原始资料，特别是对于比较陈旧的资料，其历史价值更大，但是每次调阅对原件均会造成一定的损害，如果遇上自然灾害（如水灾、火灾、虫灾、自然风化等）或人为因素（如盗窃、涂改、撕毁等），将造成无法挽回的损失，如果因此而将档案束之高阁，便又失去了档案的自身参考价值。

　　根据以往的项目经验，我们建议工商局采取集中处理方式，建立资料处理中心，负责收集分支机构的工商企业档案资料，加工处理后，统一存储管理。

　　根据自身情况，采取上述建议方案达到工商局企业档案资料电子化后，基本可以解决目前档案管理存在的一些问题，如：

• 解决档案资料查找困难的问题：将档案扫描的电子影像保存于光盘，在计算机上调阅，可以使调阅时间由数分钟、数十分钟缩短为数秒钟，并且模糊查找功能可以使查阅准确性大大提高。
• 解决档案移交问题：所有档案已经保存在光盘上，档案移交后，有光盘作为备份，作到没有后顾之忧。
• 符合办公自动化系统的要求：将历史纸张档案变成了电子影像，可以上网进行网络调阅，解决大量历史纸张档案与OA系统的结合。
• 解决档案存储空间不足问题：每张光盘可以存储1.5万张A4纸左右，节省99.5%的空间，原稿可以打包到远郊存放；如果再输出到缩微胶卷上，还可以考虑销毁原件，极大节省空间。
• 解决档案文件安全性问题：光盘上的档案资料，可以多次读取而不接触原件，可以充分保证原件安全性，每套光盘档案都有备份，可以异地保存，遇上自然或人为灾害（如水灾、火灾）也保证档案信息不丢失。

　　避免了缩微与电子影像（光盘）的各自缺点，使其更好地为保护和利用档案而发挥作用，光盘便于检索调阅，胶片可以永久备份保存。

上海工商局电子文档影像项目介绍

　　上海工商行政管理局管理着6万多家企业。有超过2千万页的企业存档量，而每年都要新增加约50万页的文件。使用用以纸张文件的保存系统，不仅造成了信息管理的困难，而且使公众对这些信息的访问也受到限制。有鉴于此，该局特别寻求了柯达文件管理解决方案的推荐提供商——北京方正新天地软件科技有限责任公司，利用柯达讯通990D扫描/翻拍机及新天地文档管理系统来处理其文件。此解决方案不仅提高了行政机关的办公效率，还为该部门增加了新的收入来源——为经过授权的单位和个人提供有偿的数字化档案查询服务。

应　用

　　工商企业档案保存着关于一个企业的注册、法人、资金、变更等所有营业相关信息。市场经济的飞速发展，大量新兴公司的涌现，以及经济纠纷的上升趋势，使得工商的档案部门有必要加快文件记录过程的速度，控制记录工作所耗的费用，同时能让公检法等执法部门及律师更容易地找到他们各自所需的企业信息。
　　上海工商局每天都要经手大约近万份企业档案文件，许多文件还不止一页。在使用新系统以前，为了答复公众的查询，档案部门的职员必须在文件堆中走来走去，寻找被查询的信息。职员的时间全花费在无用的案牍工作上，效率低下；而且容易造成文件的错误和混乱。同时由于工商档案的特殊性质，还要求档案永久保存。
　　信息影像解决方案中综合使用了柯达讯通990D翻拍/扫描机，每天可对近1万张文件进行扫描、翻拍、索引和重扫描。光学影像被存入缩微胶卷上，供永久保存；而数字影像被存入光盘资料库，通过工商局内部的企业网，提供网上查询。
　　现在，部门的工作人员可通过自己桌面上的工作站浏览企业档案资料，不再象以前那样到处寻找文件。在采用新系统之前，档案管理部门处理一个查询请求要30分钟以上，而现在，只需要不到5分钟的时间。由于此项面向公众的查询是有偿服务，因而工作效率的提高在加快响应速度的同时，也提高了部门的经济效益。

主要产品
柯达讯通990D翻拍/扫描机
柯达CDL144 光盘库
柯达CDR240光盘刻录机
文档管理系统软件

系统平台
Windows NT Server 4.0/ Windows 98/ IE 4.0
Microsoft SQL Server 7.0 and Windows IIS 4.0