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外包服务


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一、系统概述:

随着 WTO 的加入,各行各业的竞争将日益激烈,业务流程处理是否准确、快速成为企事业核心竞争力的关键,与此同时还要预防相应的经营风险。逐渐的企业将一些重复性的非核心或核心业务流程外包给供应商,以降低成本,同时提高服务质量,这就是业务流程外包(Business Process Outsourcing,BPO)。BPO档案数字化加工已成为近年来档案电子化处理流程的发展方向。档案电子化工作的目标是将纸质文书档案通过专业扫描加工转化为电子数据,对电子数据进行浏览查阅,同时对纸质档案进行规范化管理,形成电子化库房管理,电子化信息共享。



二、业务流程:

1、档案交接

甲乙双方共同到现场完成档案资料的逐卷或逐份清点装箱工作,清点完毕后由双方负责人在档案清单上签字后生效;清点交接工作必须认真仔细,逐笔核对,不允许出现任何差错。

乙方提取资料后立即移交数据给加工中心库房,并由乙方库房管理人员按照档案清单进行核对,签字后完成档案资料的入库,将档案资料分类上架、建立加工批次。

2、档案整理

按照加工批次的顺序从库房调卷,同时对所领批次做资料清点,核对无误后调卷出库,对所调档案进行整理。

3、档案修复

调取需要恢复的档案,并按照相关要求,将档案整理环节中未修复的由于年代久远导致破损的文件托裱修复,更换目录报表及卷皮根据甲方实际要求更换。档案恢复完毕后提交档案交接处入库。 4、档案扫描

4、档案扫描

获取待扫描档案,按照原件纸质、清晰度、色调选择使用不同速率的扫描仪(高速、低速、平板)和扫描方式(黑白、彩色、灰度)对原件加工扫描。完成原件扫描后将档案交给扫描质检一校,进入下一批次任务。扫描后的文件归档装盒入库。

5、扫描校对

校对的任务分成二部分,一是对扫描图像质量处理;二是核对文件有漏扫、错扫部分给补扫,对于错误的扫描文件顺序及文件命名给与纠正。

6、录入挂接

获取扫描校对完毕后的档案,通过程序将扫描文件建立索引信息,对扫描文件进行按类按件处理,录入后的文件必须与案卷中的文件顺序一致。它文件材料按照"遵循文件的形成规律,保持文件之间有机联系"的原则进行排列。

7、录入校对

目的对著录数据、扫描文件质量、录入的正确率做最后一次检查,要求必须对照档案逐一排查,确保以上三项指标的质量与正确性。

8、档案查询

档案扫描成电子档案后即可对其进行查询,输入一些基本查询条件,获取到与之对应的影像文件,如果该批档案已录入完成,可以查询出数据信息。

9、质量抽检

由乙方项目主管与工位组长共同协作构成质量监控,监控并抽检已经完成的工序质量。各组组长分别定期抽检本组完成任务的质量情况,并协助项目主管对最终加工结果组织抽检。甲乙双方项目管理人员主要对最终加工结果进行抽检。

10、数据统计及报表打印

统计已经完成的成果信息,并生成数据统计报表。统计内容为不同的档案类别和全部类别档案的著录条目(案卷、卷内)、扫描页数、图像大小(MB)、图像色度信息等。

打印加工完毕并质检合格批次的档案卷目录、件目录等所需报表。

11、数据光盘制作

将所有待进行批量上载的数据进行硬盘备份,光盘备份完毕后制作光盘备份清单,将光盘和光盘备份清单一并移交光盘备份检查处进行刻录质量检查。

12、光盘检查

检查已经刻录好的光盘可读性及数据格式命名等是否达到标准要求。

13、档案归还及数据光盘提交

乙方将抽检通过的档案资料批次按要求装箱,按照原始档案清单进行核对,核对无误后签字确认,移交给甲方。

14、数字化验收

数字化后由甲方整体验收包括档案整理、目录录入的准确率、文件扫描质量、挂接的正确率、破损文件的托裱修复、移交数据的完整性、档案实体的完整性等内容。如验收不合格则由乙方无条件返工重做。



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